Ведомость на выдачу денежных средств: образец бланка получения зарплаты

Что представляет собой ведомость на выдачу зарплаты?

Расчетная ведомость (форма Т-53), зарегистрированная в ОКУД под № 03010111, рекомендуется налоговыми органами для обработки при выдаче заработной платы работникам. Выписка со счета, заполненная бухгалтером и подписанная директором, передается в кассу для выдачи наличных денежных средств работникам предприятия по указанному в ней перечню.

Расчетная ведомость, форма которой может состоять из нескольких страниц (в зависимости от количества сотрудников), составляется за период, обычно не превышающий трех дней. По истечении этого периода расчетная ведомость T 53 (которую необходимо выписать заранее) закрывается кассиром и передается бухгалтеру для проверки.

Пошаговый алгоритм выдачи зарплаты из кассы описан в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и перейдите к материалу.

Выписка отличается от рассчитанной тем, что здесь указана только сумма, которая будет выдана, например, уже за вычетом требуемых удержаний. При получении денежных средств каждый сотрудник ставит подпись в специально отведенной графе. Если по какой-либо причине указанный в списке сотрудник не получает причитающуюся сумму, кассир перед своим именем в графе «подпись» делает знак «внесен» — эти средства будут возвращены кассиру.

Расчетные ведомости по модели Т-53 заносятся в специальный журнал, который ведется в течение всего календарного года, а затем хранится в компании в течение 5 лет. Каждая выписка по счету имеет серийный номер, по которому ведется журнал этого первичного кассового документа.

Зачем нужна ведомость выдачи заработной платы

С 01.01.2013 использование данной формы не требуется (в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако оптимизировать рабочий процесс бухгалтерского учета вполне доступно.

Любые платежи, произведенные компанией, должны регистрироваться. Это касается и заработной платы. Если сотрудников мало, можно обойтись квитанциями и платежными ведомостями. Но в крупных организациях это неудобно.

Модуль расчета заработной платы накапливает платежную информацию для всех сотрудников. Это устраняет путаницу и упрощает работу бухгалтера.

Особенности зарплатной документации

Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и прозрачной, независимо от того, выплачивается сумма заработной платы наличными или нет.

Документом, подтверждающим правильность начислений и выплат для каждого сотрудника в случае взаимных договоренностей с сотрудниками наличными, является платежная ведомость, форму можно бесплатно скачать ниже.

Начисление и выплата заработной платы отражается в соответствующих бухгалтерских записях и документе — основой таких статей является фонд заработной платы (ВБ). Его составляет бухгалтер по утвержденным законодательством формам:

• платежно-расчетный (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты для каждого сотрудника, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных расчетов;
• расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячной заработной платы для каждого сотрудника.

Бланк для выпуска заработной платы (бланк можно скачать в нашей статье) должен составляться ежемесячно на каждую заработную плату, выплачиваемую учреждению, согласно нормам действующего законодательства.

Сам документ состоит из титульного листа, части содержания (табличной) и раздела, включающего информацию о поданной заработной плате.

В платежно-расчетном документе отражена информация о заработной плате каждого сотрудника, количестве отработанных дней, начислениях и удержаниях. Платежи и расчеты накапливают данные, содержащиеся в расчетно-платежных документах. Бланк платежной ведомости мы предлагаем скачать бесплатно.

Преимущества использования платежной ведомости

Расчет заработной платы можно использовать для выплаты заработной платы нескольким сотрудникам.

И еще одно преимущество фонда заработной платы состоит в том, что выплаты по заработной плате могут производиться в течение нескольких дней.

Форма T-53

Для расчета заработной платы разработана форма Т-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.05.2004 г. 1. С начала 2013 года эта форма, как и многие другие, перестала быть обязательной: работодатели могут разрабатывать собственные формы первичных документов. Однако на практике часто используется унифицированная форма, так как она является готовой и отвечает всем юридическим требованиям и потребностям компаний.

Форма Т-53 чаще всего используется организациями, в которых количество сотрудников составляет несколько десятков и более человек. Это рентабельно, поскольку упрощает процесс выплаты заработной платы и устраняет путаницу.

Эта небольшая форма состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также организации или отдела в целом. Давайте рассмотрим, как это скомпилировать.

Кем проводится

Ответственность за заполнение этого документа в подавляющем большинстве случаев лежит на бухгалтере по заработной плате. Если в компании есть бухгалтер, то к нему. Он обязан присвоить порядковый номер каждому обучающему запросу. Удобнее делать это с начала года или отчетного периода, создавая новые каждый календарный месяц.

Какие документы создаются на ее основе

Информация из платежной ведомости входит в расчетную ведомость и на ее основе рассчитывается заработная плата. В этом процессе задействована только последняя колонна Т-51. Для его формирования вам понадобится табель учета рабочего времени. Все эти документы оформляются отдельно на каждого сотрудника.

Периодичность заполнения

В большинстве случаев сотрудникам платят дважды в месяц. Такие условия прописаны в ТК РФ; за его нарушение компания рискует понести административную ответственность. Также первая выплата считается авансом (обычно в процентах от зарплаты), а вторая — основной суммой (остальная часть суммы). Затем будет составлена ​​простая платежная ведомость для аванса (с указанием суммы, которая была выплачена в первой половине месяца).

Форма Т-51 служит для иллюстрации и документирования основной части выплаты заработной платы сотрудникам учреждения.

В столбце «Удержанные и зачисленные» в табличной части документа также должна быть учтена авансовая часть — данные из первого документа.

Когда нужна унифицированная форма Т-53?

Форма T-53 — это платежная ведомость, которая используется в случаях оплаты наличными в одном пункте назначения из кассы нескольким людям одновременно. Очень часто таким образом их сотрудникам выплачивается заработная плата. Но также могут быть групповые выплаты людям, которые не являются сотрудниками этой компании или индивидуальным предпринимателем. Например, это может быть выплата дивидендов собственникам или материальная помощь бывшим сотрудникам предприятия, вышедшим на пенсию в связи с профессиональным отпуском.

Заработная плата — это модули, которые могут быть разработаны компанией или индивидуальным предпринимателем. Однако проще использовать давно испытанный вид Т-53, одобренный Госкомстатом.

Заработная плата — это обязательное приложение к распоряжению о выдаче денежных средств, на которое были выданы денежные средства из кассы для осуществления соответствующего платежа. Он может быть сформирован как для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Деньги могут быть выплачены непосредственно из кассы компании или могут быть переданы материально ответственному лицу, которое произведет оплату на объекте вне кассы.

Подробное описание порядка выплаты заработной платы в кассе доступно в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой правовой системе, вы можете получить полный пробный доступ бесплатно.

Алгоритм заполнения

Для полной функциональности карта может быть оформлена в единственном экземпляре. Вверху документа заполните:

• Базовые требования. Код ОКПО уже введен в форму — 0301010. ОКУД составляется.
• Полное наименование компании, если есть — структурное подразделение компании, в пределах которого заполняется форма.
• Название декларации, ее номер, дата подписей.
• Период, за который производились расчеты.

Дата составления документа может быть выбрана произвольно, но при условии, что этот день наступает не ранее последнего дня текущего месяца и не позднее фактического дня списания денежных средств с кассы организации.

Также на второй странице инструкции есть таблица, каждый столбец которой необходимо заполнить (в противном случае в ячейке таблицы ставится прочерк).

Всего в документе 18 столбцов со следующими названиями:

• номер сотрудника, которому предназначена выплата;
• количество сотрудников одного и того же сотрудника;
• фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
• занимаемая должность, профессия или специализация, по которой работает работник;
• зарплата или ставка;
• сколько дней или часов было отработано за указанный период (выходные и будние дни указываются отдельно);
• сумма, начисленная организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделен на разные типы комиссий, включая столбец «общие», в котором суммируются данные);
• какая сумма ранее удерживалась и зачислялась (аванс, налог на прибыль и т д.);
• долги сотрудника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
• сколько денег должен заплатить сотрудник на основании этого заявления.

Платежная ведомость, бланк

Как заполнять первый лист

Для начала нужно ввести название организации и ее код ОКПО. Если документ составляется не на всю компанию, а на отдельное структурное подразделение, то необходимо указать и ее наименование. Кроме того, столбцы заполняются следующим образом:

1. Клиринговый счет. Переходим к плану счетов. Поскольку у нас есть платежная ведомость для выдачи заработной платы, мы находим «Выплаты персоналу по заработной плате». Введите «70» в колонку».
2. Оформить заказ на своевременную оплату. Первая дата — сегодняшняя дата, вторая — крайний срок перевода зарплаты.
3. Сумма. Здесь мы пишем общую сумму для всей организации (или отдела). Чтобы правильно это определить, лучше приступить к заполнению второго листа.
4. Расчетный период. С первого по последний день предыдущего месяца.

Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером (при его наличии).

Как заполнять второй лист

На второй странице указаны выплаты для каждого сотрудника. Содержит таблицу с шестью столбцами:

1. Прогрессивный номер (для документа).
2. Штатный номер сотрудника (по данным внутреннего учета компании).
3. ИМЯ И ФАМИЛИЯ получателя заработной платы.
4. Сумма, причитающаяся за вашу работу на конец отчетного периода.
5. Квитанция или залог.
6. Примечания (например, для идентификационных номеров получателей).

ВАЖНО При выдаче денег каждый сотрудник должен подписать платежную ведомость: форма без их подписей недействительна. Формулировка «Внесено» предусмотрена в случае неполучения работником денежных средств. Затем кассир должен поставить свою подпись, подтверждающую, что он не распределял деньги.

Далее необходимо рассчитать общую сумму к оплате и перенести ее на первый лист.

Образец платежной ведомости также содержит информацию об общих выплаченных и внесенных суммах. Эти строки заполняются, когда расчеты уже завершены.

Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты

Регистрация платежной ведомости начинается с указания наименования компании и ее структурного подразделения.

Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения соответствующего счета: при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате».

Затем в ячейки вводится информация о сроках выплаты денег. Затем заполняется общая сумма, указанная в банковской выписке (цифрами и прописью).

ВАЖНЫЙ! Продолжительность временного интервала, в течение которого разрешается выдавать заработную плату из фонда и производить иные выплаты, устанавливается п. 6.5 Инструкции № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения денег из банка).

За этой информацией ставятся подписи руководителей компании: главного и главного бухгалтера.

вы также должны указать свой номер заработной платы и дату завершения.

В ведомостях по выплате заработной платы (форму для заполнения которую вы можете скачать на нашем сайте) есть дополнительное дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного отражения операции по начислению заработной платы в бухгалтерских записях.

Помимо подписей директора и главного бухгалтера, в платежной ведомости есть подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверявшего регистрацию платежей; специалист, проводивший операцию по выплате заработной платы (кассир или иное уполномоченное лицо). Подписи, указанные с расшифровкой имени и фамилии, завершают оформление платежной ведомости.

Начисления, подлежащие выплате: заполняем табличную часть ведомости

Основанием для заполнения табличной части Формы Т-53 является выписка со счета. Начисления производятся специалистами компании исходя из заработной платы, ставок, сдельно в зависимости от используемых в компании форм оплаты труда.

Перед внесением информации о заработанных средствах в табличную часть ведомости по заработной плате производятся необходимые удержания из начисленных сумм (алименты, убытки и др.), Удерживается НДФЛ. Результат расчетов заносится в графу 4 ведомости заработной платы.

Каждая сумма начисленной заработной платы заносится в отдельную строку в табличной части листа выдачи зарплаты (форму вы можете скачать на нашем сайте).

Для обозначения начисленных сумм в банковской выписке мы имеем в виду графы 2-3, которые содержат информацию о штатном расписании и ФИО получателя.

Колонка 5 таблицы заработной платы предназначена для подтверждения того, были ли средства выданы кассиром, или для отметки депозита невыплаченных сумм. Отметим, что с 30 ноября 2020 года отменена обязанность ставить отметку в платежной ведомости о внесении депозита заработной платы, не полученной работниками.

Графа 6 «Примечание» заслуживает особого внимания. В нормальной ситуации, когда деньги получают лично сотрудники компании, они не заполняются. Информация в нем появляется, например, при выдаче зарплаты по доверенности. В этом случае кассир делает запись в указанной строке «по доверенности», а сама доверенность прилагается к платежной ведомости (п. 6.1 директивы № 3210-У).

Исправление ошибок в платежной ведомости формы Т-53

Перед выдачей денежных средств кассиром проверяются все данные и реквизиты, внесенные в документ. В связи с тем, что расчетная ведомость Т-53 является основным документом, допускать в нем ошибки и подтеки крайне нежелательно.

Допускаются точные исправления в документе с пометкой «Я считаю правильным». Исправления подтверждаются подписью лиц, утверждающих зарплату.

Кем подписывается

На распечатанном документе должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, составившего документ. Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер отдела кадров.

ВНИМАНИЕ! Декларация не будет действительна без печати организации на последней странице.

Кстати, по нормам разрешено заполнение всех необходимых строк декларации. Он может состоять из двух, трех, четырех и более листов, оформленных по образцу табличной части листа.

До получения заработной платы работник вправе в любой момент ознакомиться с сформированным документом.

Нюансы заполнения

При заполнении персонального номера сотрудника он автоматически берется с его личной карты. Карту можно распечатать в единственном экземпляре. Он находится в архиве организации. В заполненном документе не должно быть исправлений. Все необходимые настройки производятся в электронном виде.

Если выполнение служебных функций не предполагает нахождения работника во вредных или опасных условиях, декларация отправляется в архив компании. Там он должен храниться, согласно установленным требованиям, не менее 5 лет.